GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é o uso de software para criar, capturar, armazenar, controlar e localizar documentos da empresa em formato digital. Contratos, notas fiscais, políticas, laudos e comprovantes passam a ficar em um repositório único, com regras de acesso e histórico de alterações.
Os problemas que o GED resolve
- documentos espalhados entre e-mails, pastas de rede e papel;
- dúvida sobre qual é a versão válida de um arquivo;
- tempo perdido procurando documentos para auditorias e fiscalizações;
- falta de controle sobre quem acessou ou alterou um arquivo.
Recursos que um bom GED precisa ter
- Controle de versões: cada revisão registrada, com autor e data;
- Permissões por usuário ou grupo: cada pessoa vê apenas o que precisa;
- Busca por conteúdo e metadados: localizar por data, tipo, cliente ou palavra-chave;
- Captura com OCR: documentos digitalizados que viram texto pesquisável;
- Assinatura eletrônica: aprovação formal sem imprimir;
- Fluxo de aprovação: revisões e aprovações registradas.
Seus documentos ainda estão espalhados?
A Hash Consultoria organiza o repositório e integra os documentos aos processos no Fusion.
GED integrado aos processos
O ganho maior aparece quando o documento não fica isolado. Na Fusion Platform, o módulo de Documentos conversa com o BPM Fusion: o contrato anexado na solicitação segue com o processo, passa pela aprovação, recebe a assinatura e fica arquivado com todo o histórico, sem ninguém precisar copiar arquivos entre sistemas.
GED e LGPD
Documentos com dados pessoais exigem controle de acesso e rastreabilidade. Um GED bem configurado ajuda a mostrar quem acessou o quê e quando, o que apoia a adequação à LGPD.
Perguntas frequentes
GED e ECM são a mesma coisa?
São conceitos próximos. GED foca no gerenciamento dos documentos; ECM é mais amplo e inclui o conteúdo e os processos em volta deles. Na prática, plataformas como a Fusion reúnem os dois.
Documento digitalizado tem validade?
Depende do tipo de documento e da legislação aplicável. Alguns precisam ser guardados no original por um período. Por isso a política de guarda deve ser definida antes do descarte de papel.
O GED funciona com assinatura eletrônica?
Sim. Na Fusion Platform, o módulo de Assinaturas centraliza as pendências e permite assinar inclusive pelo celular, com o documento arquivado no GED.
Conclusão
GED não é só digitalizar papel: é dar regras, segurança e contexto aos documentos. Integrado aos processos, ele elimina retrabalho e deixa a empresa pronta para qualquer auditoria.
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Veja o GED da Fusion Platform funcionando com documentos do seu dia a dia.
Referências
- Gestão de Documentos: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless — Felipe Bahiense, Blog da Neomind, publicado em 23/01/2018, atualizado em 10/06/2024. Consultado em 03/10/2026.
- Fusion Platform — Neomind (página do produto). Consultado em 03/10/2026.
