Imprimir, assinar à mão, encaminhar, escanear, arquivar e, a cada alteração, imprimir de novo. O ciclo do papel parece barato porque seus custos estão espalhados: papel, toner, envelopes, transporte, armazenamento e, principalmente, o tempo das pessoas e a espera pelas aprovações. A assinatura eletrônica ataca esse ciclo, e rende mais quando está integrada ao processo.
Os custos ocultos do documento em papel
- insumos: papel, impressão, envelopes;
- deslocamento e malote entre unidades;
- digitalização e arquivamento;
- espaço físico de guarda;
- tempo administrativo para conferir, cobrar e localizar;
- atraso nas decisões enquanto o documento circula.
O que o caso FIEMG mostra
A Neomind divulgou o caso da FIEMG, Federação das Indústrias do Estado de Minas Gerais, cliente da Fusion Platform. Segundo a Neomind, entre 2023 e 2025 foram mais de 90 mil documentos assinados eletronicamente, cerca de 450 mil folhas de papel a menos e economia estimada em R$ 1,08 milhão, somando papel, impressão, transporte, digitalização, armazenamento e tempo administrativo.
É importante contextualizar: trata-se de um caso da Neomind, com números divulgados pelo fornecedor, e não de um projeto da Hash Consultoria. Os resultados de cada empresa dependem do volume e dos processos envolvidos.
Quantos documentos a sua empresa ainda imprime para assinar?
A Hash Consultoria mapeia os documentos assinados em papel e mostra como levá-los para um fluxo digital no BPM Fusion.
Assinatura solta x assinatura no processo
Contratar uma ferramenta de assinatura separada resolve a assinatura, mas cria outra ilha: o documento sai do fluxo, volta por e-mail e precisa ser arquivado à mão. Quando a assinatura está dentro do processo:
- o documento é gerado, aprovado, assinado e arquivado no mesmo fluxo;
- a versão assinada fica vinculada ao processo e ao repositório de documentos;
- o histórico registra quem assinou e quando;
- não há reenvio nem arquivamento manual.
Onde começar
- Contratos com clientes e fornecedores;
- documentos de admissão e políticas internas;
- aditivos e termos de aceite;
- aprovações internas que hoje exigem assinatura física.
Para cada tipo de documento, confirme com o jurídico o nível de assinatura adequado e os requisitos legais aplicáveis.
Na Fusion Platform da Neomind, que a Hash Consultoria representa como BPM Fusion, a assinatura eletrônica é nativa e funciona junto com a gestão de documentos, os fluxos de aprovação e o RPA. No caso FIEMG, segundo a Neomind, a plataforma também gerencia mais de 320 mil documentos em mais de 120 tipos documentais.
Conheça a solução completa na página do BPM Fusion.
Para o passo anterior, leia nosso guia sobre como começar a despapelização.
Perguntas frequentes
Assinatura eletrônica tem validade jurídica?
No Brasil, a legislação reconhece assinaturas eletrônicas, com níveis diferentes conforme o tipo de documento. Valide com o jurídico qual nível usar em cada caso.
Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
Assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa certificado digital. Outros tipos usam formas diferentes de identificação do signatário.
Preciso trocar meus sistemas para assinar eletronicamente?
Não necessariamente. O ideal é integrar a assinatura aos fluxos já existentes, para não criar mais uma ferramenta isolada.
Conclusão
O papel custa mais do que parece, sobretudo em tempo e espera. Com a assinatura eletrônica integrada ao processo, o documento nasce, é aprovado, assinado e guardado sem sair do fluxo.
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Agende uma demonstração de assinatura eletrônica integrada a processos no BPM Fusion.
Referências
- Economia de R$1,08 da FIEMG ao utilizar uma ferramenta de automação de processos como o Fusion Platform — Felipe Bahiense, Blog da Neomind, 20/07/2026. Consultado em 24/10/2026.
- Fusion Platform — Neomind (página do produto). Consultado em 24/10/2026.
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