Case apresentado por Cleomar Dias mostra como a transformação digital evoluiu da eliminação do papel para integração de sistemas, indicadores e apoio à tomada de decisão.

Brasília recebeu, no dia 8 de setembro, o BPM Day Brasília – Processos muito além dos fluxos, evento promovido pela ABPMP Brasil e realizado na Dataprev. A programação reuniu profissionais e especialistas para discutir gestão de processos, Inteligência Artificial, inovação, governança, automação, melhoria contínua e transformação digital.

Entre os cases apresentados esteve “Do Papel ao Processo Digital: a Jornada de Transformação do Conass”, conduzido por Cleomar Dias, Gestor de TI do Conselho Nacional de Secretários de Saúde (Conass). A apresentação integrou a programação oficial ao lado de especialistas da ABPMP Brasil, ABPMP América Latina, Dataprev, Interact e outras organizações.

Uma transformação que começou com o papel

A apresentação mostrou uma trajetória iniciada em 2019, quando atividades administrativas ainda dependiam fortemente de documentos físicos, circulação de papéis, assinaturas presenciais e deslocamento da informação entre pessoas e setores.

A adoção da gestão digital de processos modificou progressivamente esse cenário. Mais do que reproduzir procedimentos existentes em ambiente eletrônico, a iniciativa permitiu repensar a forma como atividades, aprovações, documentos e informações circulam pela organização.

Um dos momentos que evidenciaram a importância dessa transformação ocorreu em 2020, com o início da pandemia de Covid-19 e a adoção do trabalho remoto.

Com os colaboradores impossibilitados de manter a rotina presencial, processos já digitalizados puderam continuar sendo executados remotamente, preservando aprovações, registros e rastreabilidade das atividades.

A tecnologia deixou, naquele momento, de representar apenas ganho de eficiência para assumir um papel importante na continuidade operacional.

BPM integrado aos sistemas corporativos

Outra etapa apresentada no evento foi a evolução da automação para a integração entre processos e sistemas corporativos.

No processo de Passagens e Diárias, por exemplo, informações tratadas pelo BPM podem seguir para integração com o ERP Protheus, reduzindo a necessidade de redigitação e conectando a execução do processo às rotinas administrativas e financeiras.

Essa abordagem acompanha uma tendência importante da gestão por processos: o BPM funcionando como camada de orquestração entre pessoas, regras de negócio, documentos e sistemas.

A documentação atual do Fusion Platform descreve justamente os processos como fluxos capazes de integrar dinamicamente pessoas, aplicações, documentos, equipamentos e sistemas. A Neomind também posiciona atualmente a plataforma como uma solução integrada para processos, documentos e indicadores.

A nova fronteira: dos fluxos aos indicadores

Um dos principais pontos apresentados no BPM Day foi a evolução que está ocorrendo agora.

Depois de digitalizar processos e integrar sistemas, surge uma nova pergunta:

O que podemos aprender com todos os dados produzidos durante a execução desses processos?

O objetivo deixa de ser somente saber “em que etapa está determinada solicitação”.

Passa a ser possível analisar volume, tempo, pendências, concentração, recorrência, custos e capacidade operacional.

É nesse contexto que dados provenientes dos processos começam a alimentar novos painéis e ferramentas gerenciais.

Um dos exemplos apresentados foi o Painel de Viagens, desenvolvido para consolidar informações sobre os deslocamentos de técnicos, consultores e demais colaboradores.

A partir dos dados operacionais, a gestão pode visualizar viagens em andamento, deslocamentos previstos, retornos, localidades, presença por estado e eventuais pendências.

Outros painéis seguem a mesma lógica, utilizando informações relacionadas a eventos, representações institucionais e demais processos para produzir uma visão operacional mais ampla.

O dado já estava no processo

A evolução apresentada no BPM Day pode ser resumida em uma sequência:

Papel → Processo Digital → Orquestração → Integração → Dados → Indicadores → Decisão.

O próximo passo da transformação digital não está necessariamente em criar mais informações.

Grande parte delas já é produzida diariamente pelas organizações durante a execução de seus próprios processos.

O desafio passa a ser estruturar, integrar e transformar esses dados em informação útil para gestão.

Como sintetizado durante a apresentação:

“O dado já existia dentro do processo. O que mudou foi a nossa capacidade de transformá-lo em informação para gestão.”

Essa evolução também dialoga diretamente com a proposta do BPM Day Brasília: discutir processos para além dos fluxogramas e compreender como pessoas, decisões, tecnologia, estratégia e execução podem funcionar de forma integrada.